Ở bài chia sẻ: Các loại hình tổ chức sự kiện – Kỳ 1 – Quy trình tổ chức hội thảo (size: dưới 50tr). Trung đã có chia sẻ qua 4 bước quan trọng cần phải có trong quy trình tổ chức sự kiện – ở loại hình hội thảo, đó là:
- Mục tiêu sự kiện
- Khách tham dự hội thảo
- Ý tưởng chủ đạo/ Concept
- Ngân sách tổ chức sự kiện
Sau khi bạn đã có đủ thông tin ở 4 bước trên, chúng ta sẽ bắt đầu tiến hành các bước tiếp theo
5. Lên các đầu việc cần làm (checklist) + Thời gian hoàn thành (Timeline)
Sau khi ngân sách đã được duyệt qua, bước tiếp theo là bạn phải lên được cho mình những đầu việc mình cần phải làm kèm với thời gian bạn hoàn thành chúng. Vì sao mình cần phải làm như vậy?
Quy trình 5 – Tạo Checklist và Timeline cho Sự Kiện Hội Thảo
Bạn có thể hình dung, trong sự kiện bạn phải làm việc rất nhiều với nhà cung cấp (supplier), nhà sản xuất( production house), các đối tác khác của bạn ở cả Client và Agency. Đặc biệt là trong sự kiện, bạn phải cẩn thận, tỉ mỉ và chi tiết. Chính vị vậy, đừng tiếc thời gian để tạo ra một checklist hoàn chỉnh, không thiếu sót bất kì việc gì. Bạn có thể mất vài giờ đồng hồ để làm checklist, nhưng không sao, nó rất là quan trọng.
Một mẹo nhỏ giúp bạn không thiếu sót trong quá trình làm checklist, đó là mình đối chiếu với ngân sách mình đưa ra, xem lại các ý tưởng muốn thực thi, và đưa cho đồng đội của mình xem lại có thiếu sót gì nữa không?
Sau khi đối chiếu tất cả công việc cần phải làm, và không thiếu sót điều gì nữa, thì bạn bắt đầu thêm ngày giờ hoàn thành công việc của từng hạng mục đó (timeline) và phân chia chúng theo mức độ ưu tiên từ BÌNH THƯỜNG cho đến KHẨN CẤP.
Quy trình 5 – Tạo Checklist và Timline tổ chức Sự Kiện Hội Thảo
Một khi triển khai sự kiện, thì mỗi ngày bạn có mặt ở công ty hoặc làm việc, bạn phải luôn mở checklist lên để kiểm tra mình đang làm đúng theo tiến độ không và bổ sung thêm những đầu việc phát sinh trong quá trình triển khai dự án.
6. Địa điểm tổ chức sự kiện:
Đây là một trong những phần mà các nhà tổ chức sự kiện luôn trăn trở. Mất rất nhiều thời gian để đưa ra quyết định.
Quy Trình 6 – Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện
Cùng mình điểm qua các lý do gì, mà các nhà tổ chức sự kiện phải xem xét khi lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp:
- Địa điểm này có phù hợp với ngân sách của bạn không?
- Không gian này có đủ đáp ứng số lượng khách của bạn? Một mẹo nhỏ là bạn có thể nhìn kích thước của phòng. Bạn cứ tính 1 người là 0.5m, và từ đó bạn cứ tính lên
Ví dụ như: phòng 70m2 thì tối đa bạn nên cho khách ngồi theo dạng rạp hát (Theatre) là 35 người. Vừa đủ cho không gian đi lại ở giữa và vừa đủ cho một setup backdrop. Còn nếu dạng lớp học (Classroom) thì tầm 30 người đổ lại là hợp lý nhất.
Quy Trình 5 – Khu Vực Tổ Chức Sự Kiện Có Đủ Diện Tích Để Đón Khách Không?
- Vị trí của địa điểm này có thuận tiện đi lại không?
- Không gian này có đủ đáp ứng hết các hạng mục thi công của bạn không?
- WIFI có ổn định và nhanh không?
- Nguồn điện của khu vực event có phù hợp cho chương trình của bạn?
Ví dụ: bạn cần âm thanh & ánh sáng công suất lớn, có màn hình LED và có bạn nhạc mở màn. Lúc này bên supplier sẽ yêu cầu bạn nguồn điện 3 Pha, mới có thể đáp ứng được.
Tuy nhiên chỗ cung cấp địa điểm của bạn chỉ có thể đáp ứng được nguồn 2 Pha mà thôi. Như vậy là hoàn toàn không phù hợp.
- Các thiết bị cơ bản cần thiết cho sự kiện: bút, bảng trắng, flipchart, projector, màn chiếu…. có nằm chung một địa điểm không? Hay bạn phải đi thuê từng cái một. Nếu chia ra thì bạn có đủ thời gian để quản lý chúng không? Hay chi phí thuê thêm thì có ảnh hưởng đến ngân sách của bạn không?
Quy trình 6 – Địa điểm tổ chức sự kiện – Có bị đội ngân sách khi thuê thêm thiết bị bên ngoài vào
- Thời gian setup thì có bị tính thêm ngân sách không? Nhiều không gian tổ chức sự kiện thì không tính phí setup. Tuy nhiên bạn cũng cần phải làm rõ vấn đề này, nếu không bạn sẽ bị phát sinh một khoảng chi phí khá lớn, ảnh hưởng toàn bộ ngân sách tổ chức hội thảo của bạn.
- Nếu bạn mang các thiết bị bên ngoài vào thì có bị phụ thu thêm phí không?
- Cần quan tâm đến các điều khoảng và nội quy của khu vực cho thuê tổ chức hội thảo. Đặc biệt là các khách sạn. Họ luôn có kèm điều khoảng phạt nếu bên thuê vi phạm
Và còn rất nhiều câu hỏi khác tùy vào mục đích của bạn sử dụng. Chính vì vậy, bạn cần phải chuẩn bị thật chu đáo các câu hỏi có liên quan đến sự kiện, bạn có thể gọi hỏi trước địa điểm và đi đến những địa điểm thật sự cảm thấy phù hợp.
7. Agenda: lên chương trình tổ chức sự kiện
Sau khi có đủ những bước trên, tiếp đến bạn cần phải có một lịch chương trình tổ chức sự kiện hoàn chỉnh. Thời gian đón khách, thời gian Mc bước lên sân khấu, thời gian giới thiệu diễn giả….. phần này tùy thuộc vào nhu cầu riêng của từng khách hàng hoặc sếp của bạn đưa ra.
Quy Trình 7 – Lên Chương Trình Tổ Chức Sự Kiện
Như vậy, gần như đủ các quy trình tổ chức một sự kiện cơ bản – hội thảo với ngân sách từ 50tr trở xuống.
Đây chỉ là những bước rất cơ bản mà bạn cần phải lưu tâm khi bắt đầu tổ chức hội thảo cho công ty hoặc khách hàng.
Kì tới mình sẽ viết chuyên sâu hơn về việc tổ chức một buổi hội thảo với ngân sách từ 50tr trở lên. Khi ngân sách đi lên thì sẽ càng có nhiều ý tưởng, và cần phải chỉnh chu hơn trong bước thực thi chương trình.
Nguồn: https://nguyenanhtrung.com/
