Tài chính kiểu như huyết mạch của doanh nghiệp, để tiền đẻ ra tiền, sinh thêm nhiều lợi nhuận thì kỹ năng quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả là mấu chốt với CEO. Bởi vì, khi nguồn tài chính cạn kiệt là lúc doanh nghiệp không còn hiện hữu.
Quản lý tài chính chính là việc tạo dựng kế hoạch, tổ chức, làm chủ các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp, điều quan trọng nhất là phải tăng lượng doanh thu & đầu tư để mang tới lợi nhuận. Nguồn vốn luôn được quản lý chặt chẽ để lợi nhuận từ khoản đầu tư cao hơn chi phí tài chính.
Làm thế nào để quản lý tài chính 1 cách hiệu quả, những nguyên tắc tối thiết yếu bên dưới CEO cần nắm chắc và ghi nhớ.
1. Các thành phần trong hệ thống để quản lý tài chính doanh nghiệp
Lập ngân sách
Lập ngân sách cho phép doanh nghiệp bố trí các nguồn lực theo thứ tự ưu tiên trong kế hoạch bán hàng. Công ty nên phát triển ngân sách cho từng bộ phận, dự án, dựa theo chiến lược bán hàng trong năm. Các khoản này sau đấy được tổng hợp thành một ngân sách tổng thể và được Hội đồng quản trị phê duyệt.
Trong năm, để thực thi ngân sách hàng năm đã được phê duyệt, các ngân sách nhỏ cũng cần được chuẩn bị dựa trên các sự kiện được thiết lập để tiến hành.
Về nguyên tắc, một ngân sách tốt là khi người không chuẩn bị kế hoạch cũng có thể thực hiện mà không cần đọc thêm từ người chuẩn bị. Lập ngân sách phải bảo đảm dễ đọc, dễ hiểu, tính toán rõ ràng các chi phí hợp lý. Để có thể chuẩn bị được ngân sách chính xác nhất đòi hỏi phải có sụ tham gia của nhân viên từ các bộ phận khác để cùng nhau tạo dựng kế hoạch.
Kế toán
Bao gồm sổ ghi chép từ bộ phận kế toán, bảng cân đối kế toán, việc này liên quan đến quy trình tổ chức các giao dịch, cho phép công ty nắm rõ tình hình các giao dịch tài chính đang diễn ra.
Các giao dịch này cần phải được ghi lại trong các tài liệu kế toán, phần mềm kế toán hay ứng dụng quản lý tài chính và đã được phân loại theo các tiêu chí khác nhau (bộ phận thực hiện, địa điểm, số lượng…) Hơn bao giờ hết, mỗi doanh nghiệp phải có ứng dụng quản lý tài chính để CEO có thể quản trị tổng thể công ty trên một ứng dụng mà không phải dựa vào các bộ phận liên quan. Bởi phần mềm kế toán sẽ chỉ phù hợp với nhân sự kế toán trong công ty, không cho phép nhiều người cùng dùng, khả năng truy cập dữ liệu không có.
Báo cáo
Một trong những thành phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả là phải thường xuyên kiểm tra các báo cáo. Mục đích để biết công ty có đủ tiền để duy trì hoạt động, doanh thu và lợi nhuận ra sao, các khoản nợ vay cần thanh toán, tìm hiểu xem có đang dùng các nguồn tiềm lực một cách hiệu quả không…. Để từ đấy CEO đưa ra quyết định bán hàng chuẩn xác và đúng lúc.
Các báo cáo thiết yếu sẽ bao gồm: báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, bảng dự đoán lãi lỗ.
Kiểm soát nội bộ
Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với những mối đe dọa có thể ngăn cản tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra. một số nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp , một vài số khác thì không. Vì thế, kiểm soát nội bộ là tất cả các hành động mà doanh nghiệp cần thực hiện để ngăn chặn hoặc phát hiện hoặc sửa chữa những mối đe dọa này bao gồm các hoạt động như: xem xét các báo cáo tài chính; tránh quyền truy tìm với những người không được phép…
Văn hóa và giá trị
Song hành cũng các yếu tố thì văn hóa & giá trị cũng đóng nhiệm vụ quan trọng. Bởi nếu, một đơn vị dù có quản lý bằng công cụ, bằng trí tuệ tốt đến đâu nếu không có văn hóa trong sạch, trách nhiệm mỗi cá nhân, minh bạch cũng đều làm ảnh hưởng tới hệ thống để quản lý tài chính yếu kém.
2. Nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả
Nắm rõ số vốn lưu động của doanh nghiệp
Bước đầu tiên để bạn có thể quản trị nguồn tiền, khoản chi kinh doanh cho công ty hiệu quả đó chính là nắm rõ số vốn lưu động của doanh nghiệp. Vốn lưu động là nguồn tài chính mọi doanh nghiệp cần thường nhật để hiện hữu.
VD một doanh nghiệp chi 10 triệu cho các vấn đề chi phí như lưu kho, sân bãi quản lý, điện nước,… & bán được 30 triệu tiền sản phẩm. Nghĩa là họ đã làm ra khoản lợi nhuận trị giá 20 triệu (giả dụ mọi chi phí phát sinh đều bằng không).
Mặc dù vậy, giả dụ khách hàng có thời hạn thanh toán với bạn trong vòng 90 ngày, và thời hạn thanh toán của bạn với nhà cung ứng sản phẩm là 30 ngày, thì sẽ là thảm họa nếu như số vốn lưu động trong công ty không đủ để chi trả cho các khoản chi hoạt động.
Vậy giải quyết việc này thế nào?
Đối với các công ty vừa và nhỏ, thời hạn thanh toán của khách hàng nên nhỏ hơn thời hạn thanh toán của bạn với nhà cung ứng sản phẩm. hạn chế tình huống xấu đặc biệt là bạn không đủ tiền trả cho bên cung ứng, lại phải ngày đêm đi đòi tiền từ phía khách hàng.
Xem thêm: 7 bước để quản trị rủi ro doanh nghiệp hiệu quả
Luôn có quỹ đề phòng
Rất là nhiều nhà quản lý doanh nghiệp không lưu ý đến việc xây dựng quỹ dự phòng, dẫn tới việc khi gặp khủng hoảng thì không có nguồn tài chính “cứu cánh”. Đại dịch Covid-19 là một VD điển hình cho thấy chúng ta có thể gặp bất cứ khủng hoảng nào trong kinh doanh mà không thể lường trước được.
Quỹ phòng sẽ là một khoản tài chính vừa đủ để duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ khó khăn, hoặc để đầu tư vào các cơ hội tiềm năng, độc nhất vô nhị.
Thông thường, các công ty sẽ trích một phần lợi nhuận để xây dựng quỹ dự phòng. Quỹ này sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp duy trì hoạt động thông thường từ 3 đến 6 tháng. Để xác có thể định được số tiền cần thiết cho quỹ, hãy bắt đầu từ khoản chi chia theo khoản chi cố định và chi phí thay đổi.
Lên kế hoạch kinh doanh
Một kế hoạch bán hàng cụ thể & chi tiết sẽ cho biết doanh nghiệp đang ở đâu trong điều kiện thị trường hiện tại và mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được là gì. Về mặt tài chính, lập kế hoạch sẽ giúp công ty sắp đặt nguồn tiền và các hoạt động bán hàng thiết yếu nhằm thúc đẩy doanh thu. cùng lúc đó cho người quản lý doanh nghiệp biết làm thế nào để có được nguồn vốn cần thiết để duy trì hoạt động bán hàng.
Việc sắp xếp tài chính hợp lý là điều cần thiết để doanh nghiệp đạt được thành công. Để làm được việc này, nhất là phải biết doanh nghiệp của bạn đang đứng ở đâu trên thị trường, lợi tức đầu tư là gồm bao nhiêu, lợi nhuận đạt được là bao nhiêu…. giải đáp được những câu hỏi này sẽ giúp CEO quản lý tài chính doanh nghiệp tốt hơn.
Kế toán/kiểm toán cực kì quan trọng
rất nhiều công ty, nhất là đơn vị có các nhà đầu tư từ bên ngoài, họ thường rất lưu tâm đến các khó khăn về con số kế toán để phản ánh tình trạng sức khỏe của doanh nghiệp.
VD về các doanh nghiệp làm ăn thua lỗ với số tiề khoảng 1 tỷ việt nam đồng. Họ sẽ thường phân chia số lỗ này vào các kì kế toán khác nhau. Hành động này được coi là phạm pháp. Kết quả là, số lỗ thực của doanh nghiệp vào kì làm quyết toán có thể sẽ lớn hơn rất là nhiều so với những gì bạn nhìn thấy trong bản báo cáo tài chính hàng năm.
Là một người chủ doanh nghiệp, bạn cần phải nhận biết & hạn chế những sai phạm này trước khi đến tai các nhà đầu tư và đơn vị kiểm toán độc lập. Mục tiêu của kế toán chẳng phải là để làm đẹp trang trí cho hình ảnh của công ty.
Đầu tư vào hệ thống thanh toán tự động
Các công ty bình thường khi kí hợp đồng dịch vụ hàng năm với khách hàng, họ thường trả các khoản phí định kì theo tháng một khi dịch vụ được cung cấp. Vấn đề này sẽ giúp tăng số lượng hóa đơn chứng từ cũng như nguồn tiềm lực để đi theo khách hàng.
Với 1-2 người còn là chuyện dễ dàng, mặc dù vậy khi con số lên tới hàng trăm thì lại trở thành một vấn đề rất lớn.
Để giải quyết việc này, đầu tư vào các hệ thống thanh toán tự động. Những công cụ này có thể giúp bạn không những làm chủ nguồn tài chính tốt, giảm nguồn lực phát sinh không thiết yếu, đồng thời khách hàng cũng dễ dàng theo dõi các chi phí trả của mình hơn.
Những hệ thống này khi được tích hợp với các phần mềm kế toán, có thể lập tức lưu lại các khoản thanh toán, số tiền bỏ ra tự động giúp công ty quản trị đơn giản hơn.
Dự báo dòng tiền
Hãy duy trì dự đoán dòng tiền chi tiết hàng ngày, theo từng mặt hàng, sản phẩm trên cơ sở luân phiên trong 6 tháng tới. Cùng lúc đó xác định xem có khoản thâm hụt nào hay không & Xây dựng ý tưởng chi trả toàn bộ các khoản thâm hụt từ các quỹ khác hoặc bằng cách thu xếp vốn lưu động.
Cập nhật báo cáo thường xuyên
Bên cạnh dự báo dòng tiền, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cập nhật báo cáo để có thể nắm được các số liệu bán hàng cần thiết. Mỗi tháng một lần, bạn nên đối chiếu các khoản thu, chi, vay, tiền gửi, tiền lãi…nếu có phát sinh sẽ được xử lý nhanh chóng.
Xem xét giá trị của tiền tệ
Trước khi quyết định đầu tư một vài tiền lớn thì bên cạnh việc tìm hiểu về lợi nhuận có thể đem tới, công ty cần cần tìm hiểu thêm về giá trị thời gian của tiền tệ (tăng giảm)… để sắp xếp dòng tiền để hợp.
Lời kết
Quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả là một việc cực kì quan trọng giữ cho công ty luôn nhận nhận biết trạng thái hiện tại của mình. Đầu tư vào các công nghệ quản lý mới cũng giống như phương pháp quản trị kế toán sẽ chắc chắn rằng bạn làm chủ được mọi con số trong tổ chức.
Xem thêm: Top 8 phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí
Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: lptech.asia, vinno.vn, sohoatailieu.info)
