Trong quá trình tìm kiếm phần mềm ERP tốt cho doanh nghiệp SMEs, Cloud ERP đang nổi lên như xu hướng lựa chọn hàng đầu tại Việt Nam. Với đặc thù về quy mô và nguồn lực hạn chế, doanh nghiệp SMEs cần một giải pháp vừa linh hoạt trong mở rộng, vừa tiết kiệm chi phí và đơn giản trong vận hành. Bài viết này, Beetech sẽ cùng bạn phân tích 4 lý do cốt lõi giúp Cloud ERP trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ SMEs tối ưu hoạt động kinh doanh.
1. Đặc điểm chính của doanh nghiệp SMEs
Doanh nghiệp SMEs (Small and Medium Enterprises) là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế toàn cầu (khoảng 95%). Những doanh nghiệp này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tạo cơ hội việc làm cũng như đóng góp vào GDP quốc gia.
Với quy mô nhỏ gọn và nguồn lực hạn chế, SMEs sở hữu những đặc điểm đặc trưng vừa là lợi thế cạnh tranh, vừa là thách thức trong quá trình chuyển đổi số và phát triển bền vững:
- Quy mô nhỏ gọn: Theo tiêu chí của Nhóm Ngân hàng Thế giới, doanh nghiệp SMEs thường có dưới 200 nhân viên và vốn điều lệ dưới 100 tỷ đồng. Quy mô này giúp giảm chi phí quản lý nhưng đồng thời hạn chế khả năng mở rộng sản xuất.
- Cơ cấu tổ chức đơn giản: Doanh nghiệp SMEs thường do chủ doanh nghiệp quản lý trực tiếp, ít cấp bậc trung gian. Điều này giúp các doanh nghiệp phản ứng linh hoạt với thị trường nhưng thiếu tính hệ thống trong quy trình, khó kiểm soát tình trạng dòng tiền. Đây cũng là đặc điểm quan trọng khiến doanh nghiệp cần trang bị thêm module kế toán trong ERP.
- Nguồn lực hạn chế: Nhiều doanh nghiệp SMEs gặp khó khăn tiếp cận vốn ngân hàng cũng như thiếu nhân lực kỹ thuật cao để ứng dụng công nghệ phức tạp.
- Khả năng thích ứng cao: Nhờ quy mô nhỏ gọn, các doanh nghiệp SMEs có thể dễ dàng điều chỉnh chiến lược và mô hình kinh doanh theo thay đổi của thị trường, đặc biệt trong lĩnh vực ít chịu tác động từ khủng hoảng như thực phẩm, may mặc,…
2. Tại sao doanh nghiệp SMEs nên chọn Cloud ERP?
Trong khi nhiều nhà lãnh đạo đang băn khoăn giải pháp quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì và ứng dụng như thế nào thì Cloud ERP xuất hiện như giải pháp chiến lược hàng đầu, phù hợp với đặc thù và nguồn lực của mọi doanh nghiệp, nhờ vào 4 lý do sau đây.
2.1. Doanh nghiệp SMEs cần một giải pháp có thể mở rộng
Doanh nghiệp SMEs có tốc độ tăng trưởng không đồng đều. Số lượng nhân viên và quy mô hoạt động có thể gia tăng đột biến trong thời gian ngắn. Nếu sử dụng hệ thống ERP truyền thống, doanh nghiệp buộc phải đầu tư thêm phần cứng, giấy phép phần mềm cũng như mở rộng đội ngũ vận hành. Điều này tạo áp lực lớn về tài chính và quản lý cho doanh nghiệp.
Hệ thống Cloud ERP cho phép doanh nghiệp thêm/bớt người dùng nhanh chóng mà không cần đầu tư thêm hạ tầng. Đặc biệt, doanh nghiệp chỉ phải trả phí theo mức độ sử dụng, giúp tối ưu chi phí và đảm bảo hệ thống luôn đáp ứng được sự phát triển.
2.2. Không yêu cầu các doanh nghiệp SMEs có kỹ năng cao về công nghệ thông tin nội bộ
Với nguồn lực hạn chế, doanh nghiệp SMEs thường gặp khó khăn trong việc tuyển dụng và duy trì đội ngũ IT chuyên môn cao. Hơn nữa, phần mềm ERP tốt truyền thống yêu cầu kỹ thuật phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu để vận hành và bảo trì hệ thống.
Cloud ERP giải quyết vấn đề này bằng cách chuyển giao toàn bộ trách nhiệm quản trị hệ thống cho nhà cung cấp dịch vụ, từ bảo trì, nâng cấp đến xử lý sự cố. Mặt khác, với giao diện thân thiện, trực quan, Cloud ERP giúp nhân viên dễ dàng làm quen mà không cần đào tạo chuyên sâu về CNTT.
2.3. Tiết kiệm chi phí triển khai cho doanh nghiệp SMEs
Việc triển khai ERP truyền thống đòi hỏi khoản đầu tư lớn ban đầu để mua phần mềm, phần cứng và thuê đội ngũ IT quản lý. Đối với doanh nghiệp SMEs, đây là gánh nặng tài chính lớn, đặc biệt nếu dự án không thành công hoặc cần nâng cấp trong tương lai.
Cloud ERP hoạt động theo mô hình thuê bao, giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ chi phí đầu tư (CAPEX) sang chi phí vận hành (OPEX). Thay vì đầu tư hạ tầng máy chủ hay trả trước chi phí phần mềm, doanh nghiệp chỉ cần trả phí hàng tháng dựa trên số lượng người dùng và tính năng sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp SMEs dễ dàng kiểm soát ngân sách và tối ưu hóa dòng tiền.
2.4.Hệ thống đảm bảo hỗ trợ doanh nghiệp SMEs hoạt động liên tục và không gián đoạn
Mỗi phút gián đoạn hoạt động đều có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và uy tín của doanh nghiệp SMEs. Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống dự phòng, đảm bảo hoạt động 24/7 cũng như bảo mật dữ liệu thường yêu cầu đầu tư lớn về công nghệ và nhân lực, điều mà doanh nghiệp SMEs khó có thể đáp ứng.
Cloud ERP cung cấp giải pháp vận hành ổn định với cam kết thời gian hoạt động (uptime) trên 99,9%. Hệ thống có các phương án dự phòng, sao lưu dữ liệu tự động và cơ chế phục hồi sau sự cố. Dữ liệu được bảo vệ theo tiêu chuẩn quốc tế và có thể truy cập từ bất kỳ đâu thông qua internet, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục trong mọi tình huống.
Cloud ERP không chỉ giúp doanh nghiệp SMEs tiếp cận công nghệ tiên tiến mà còn giải quyết được các thách thức về chi phí, quản lý nhân sự IT, mở rộng quy mô và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động. Đây là lựa chọn thông minh để các doanh nghiệp vừa và nhỏ nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa vận hành và sẵn sàng phát triển bền vững trong tương lai.
